公司採購作業辦法怎麼訂？從請購到付款的作業辦法實務指南

公司採購作業辦法是什麼？先分清楚民營公司與政府機關

「公司採購作業辦法」通常是企業為了控制採購風險、明確劃分權責、降低舞弊與重複採購，以及確保付款有憑據而制定的內部制度。

不同公司的規模、產業、組織層級、採購金額與風險不同，不存在一套所有民營企業都必須完全照抄的政府採購流程。

一般公司常見的設計方式，是由需求單位提出採購需求，採購或行政單位負責詢價、比價與供應商聯絡，財務單位確認預算及付款條件，主管依金額進行核決，驗收單位確認交付內容後，財務才辦理付款。

政府機關則不同。政府機關辦理採購須依政府採購法及相關子法、函釋與作業規定辦理。

表▲ 民營公司與政府機關採購制度比較

公司採購作業辦法建議有哪些章節？

一套真正能執行的採購辦法，不應只寫「購買東西需要主管核准」，而應把每一個控制點明確寫出來。

一、總則與適用範圍

首先應定義制度目的、適用對象，以及哪些支出屬於採購。例如辦公用品、原物料、設備、資訊系統、專業服務、廣告、維修工程、外包服務等，是否全部適用同一套規範。

若公司另有固定資產管理辦法、零用金管理辦法、工程發包辦法或資訊採購規範，也應寫明彼此間的適用優先順序，避免一筆支出不知道該走哪一套程序。

二、請購程序

請購是採購控制的第一道關卡。

需求單位應說明品項、規格、數量、用途、希望交付日期及預算來源。較高金額或特殊採購，可要求附需求說明書、規格書或預估效益。

公司最常發生的問題不是「買貴」，而是沒有先確認需求就直接要求採購，最後造成重複購買、規格錯誤或買了卻無法使用。

三、詢價、比價與議價

公司可以依採購金額與風險設定不同程序。

例如小額採購可由承辦人確認合理價格；中額採購原則上取得多家報價；高額或重大採購則由跨部門共同評選。

這裡要注意，比價不代表一定選最低價格。若採購的是資訊系統、顧問服務、生產設備或工程，還應比較規格、維護、履約能力、保固、交期與總持有成本。

若因獨家代理、專利、既有系統相容性、緊急事故或只有單一供應來源而無法比價，公司可設計「免比價理由說明」及提高核決層級，而不是完全沒有書面紀錄。

公司採購流程怎麼設計？

一套清楚的公司採購流程，可以依下列順序執行。

第一步：需求單位提出請購

填寫請購單，明確寫出需求內容、用途、數量、規格、預計交付日期及預算。

第二步：確認預算與必要性

主管確認是否確實需要採購，財務或預算管理單位則確認是否已有預算。

第三步：詢價與供應商蒐集

依公司制度取得符合條件的供應商資訊與報價。不得刻意拆單規避較高層級核准。

第四步：比價與議價

比較價格、品質、付款條件、交期、保固、售後服務及履約能力。

第五步：依核決權限送核

採購金額愈高，原則上核准層級愈高；重要設備、長期合約或重大風險案件，也可以不只依金額，而另設特別核准條件。

第六步：發出採購單或簽訂契約

確認品項、數量、單價、交期、驗收標準、付款條件、保固及違約責任。

第七步：交貨或履約驗收

由實際使用單位或具專業能力的人員確認品質、數量與規格是否符合。

第八步：請款及付款

財務應核對採購核准資料、訂單或合約、驗收紀錄及合法憑證，再依付款條件付款。

第九步：歸檔與後續評估

保存詢價、報價、議價、契約、驗收及付款紀錄，並視需要建立供應商評鑑。

圖▲ 企業採購流程中的跨部門權責確認（圖／ChatGPT）

公司採購核決權限怎麼訂？

公司採購辦法最重要的控制之一，就是核決權限。

建議不要只設定一個「超過某金額董事長核准」的規則，而是將金額、採購性質及例外條件一起考量。

以下為制度設計範例，實際金額應依公司規模調整，並非法律強制標準。

表▲ 一般採購與重大採購權責控制比較

核決權限還應防止「拆單」。例如原本是一次性的設備採購，不宜刻意拆成數筆小額訂單，只為了避開更高層級核准。

驗收是付款前不可省略的控制點

採購流程不能在「下訂單」後就結束。

驗收應確認至少三件事：實際收到什麼、是否符合原定規格，以及是否達到付款條件。

設備採購可以檢查型號、數量、功能及測試結果；服務採購可檢查工作成果；工程則依契約及進度確認。

驗收人最好不是單純由採購承辦人自己完成，而由實際使用或具專業能力的單位確認。

若不符合契約，應記錄缺失、改善期限及後續處理結果，而不是為了趕付款而先簽驗收。

採購文件應保存哪些資料？

採購文件保存目的不只是為了日後查帳，更重要的是讓公司能還原「當時為什麼選這家供應商」。

建議至少保存：

請購與核准紀錄、詢價與報價資料、比價分析、議價紀錄、供應商評選資料、採購單、契約、變更紀錄、交貨證明、驗收資料、請款與付款文件，以及異常處理紀錄。

實際法定憑證與會計資料保存年限，仍應依商業會計法、稅務及公司適用規範辦理；公司也可基於契約追蹤與稽核需要設定更完整的文件保存政策。

政府機關的「機關採購工作及審查小組設置及作業辦法」是什麼？

接下來必須和前面的民營公司制度分開理解。

現行「機關採購工作及審查小組設置及作業辦法」，是依政府採購法第11條之1第3項授權訂定的法規命令。它主要處理的不是公司日常買文具或買設備的內控，而是政府機關在特定採購案件中成立採購工作及審查小組的組成、審查及運作方式。

採購工作及審查小組成立時機怎麼判斷？

最重要的判斷方式是先看採購案件性質。

政府採購法第11條之1所直接規範的是巨額工程採購；至於其他未達巨額工程，以及財物、勞務採購，則依採購特性及實際需要判斷是否有成立必要。工程會對該條立法說明也指出，例如涉及複雜技術、規格、價格或專業事項的採購，即使不是巨額工程，也可能基於審慎採購需要準用相關機制。

因此，實務上不能只看到「政府採購」四個字就認定一定要成立。

「工作人員得少於三人」是什麼意思？不要跟其他採購制度混淆

如果機關已經依政府採購法第11條之1及機關採購工作及審查小組設置及作業辦法成立審查小組，該辦法第4條規定：機關於本小組成立時，應一併指派三人以上之工作人員，就審查及諮詢事項擬具會議資料，並辦理簽核、通知本小組開會、製作紀錄等行政作業，其中一人應具有採購專業人員資格；但任務事項單純者，工作人員得少於三人。

也就是說，這套辦法本身就設計了彈性：任務單純的案件，工作人員可以少於三人，但無論人數多寡，仍須有一人具備採購專業人員資格。這項彈性是辦法本身內建的規定，不需要另外比照或引用其他採購制度。

值得留意的是，「採購評選委員會」的工作小組也有另一套規範，兩者容易被搞混。現行採購評選委員會組織準則第8條規定，機關應於評選委員會成立時一併成立三人以上工作小組，且至少一人具採購專業人員資格，但這項規定並未提供「任務單純可少於三人」的例外，也就是評選委員會工作小組原則上仍須維持三人以上。

換句話說，「至少一人具採購專業人員資格」是這兩套制度共同的要求，並非評選委員會獨有；真正的差異在於機關採購工作及審查小組多了一項「任務單純者得少於三人」的彈性條款，評選委員會工作小組則沒有這項彈性。判斷能不能減少人數，第一步永遠是先確認目前到底適用哪一套採購制度，再回頭看該制度本身是否有例外規定，而不是把某一套的例外直接套用到另一套。

採購工作及審查小組主計的角色是什麼？

搜尋「採購工作及審查小組主計」時，也要避免把主計單位誤認成最後決定採購內容的人。

2025年4月28日修正的機關採購工作及審查小組設置及作業辦法第5條，重要變化之一，是將小組開會時通知主（會）計及政風單位列席的要求強化。工程會修正資料明確說明，應通知機關主（會）計及政風單位列席，依其權責協助審查，而非僅由機關裁量是否通知。

但「列席」不等於由主計決定採購技術需求。

主（會）計單位主要還是依其法定職掌，從預算、會計、內部控制或相關監辦角度提供意見；工程技術規格、實際使用需求等內容，仍應由相應專業或需求單位負責。

因此，若有人將「採購工作及審查小組主計」理解成每一項採購都要由主計核定供應商，並不精確。

採購工作及審查小組會議紀錄應注意什麼？

依該辦法制度，採購工作小組的重要工作之一，就是準備審查與諮詢資料、辦理簽核、通知開會及製作紀錄。

相關規定並要求審查小組紀錄由出席委員及列席人員簽名。

因此，採購工作及審查小組會議紀錄不能只寫一句「照案通過」。

實務紀錄應足以呈現案件、會議時間、出列席人員、審查事項、重要意見、決議及後續應辦事項，並依相關保密規定妥善管理。

對政府機關而言，紀錄的目的不只是行政留存，也是在後續稽核或爭議發生時，能夠說明當時審查與決策過程。

民營公司可以參考政府採購制度嗎？

可以參考「控制精神」，但不要照搬法定程序。例如政府採購制度強調需求、採購策略、文件審查、利益迴避、會議紀錄及程序可追溯，這些概念對民營企業同樣有價值。

公司可以把它轉化成自己的制度，例如重大設備採購成立跨部門審查會議、重要供應商由採購與使用單位共同評選、異常採購須提高核准層級等。

但內規不能寫成「依政府採購法規定，本公司所有採購均成立採購工作及審查小組」，除非企業本身確實屬政府採購法所稱機關或特定採購依法受該法規範。

公司要投政府標案，內部採購制度還有另一層意義

對承接政府標案的民營公司來說，公司採購作業辦法雖不是政府機關的採購工作及審查小組制度，但會直接影響得標後的履約能力。

例如企業得標後可能需要先採購原料、設備、外包工項或支付工程前期費用，而機關的工程款、驗收款或票款可能在後續才入帳。若公司內部沒有先把採購時間、付款條件、驗收節點及現金流排好，就可能出現「案子有利潤，但中間週轉卡住」的情況。

這時企業主應把採購排程與資金排程放在同一張表上看：哪些款項要先付、客戶何時驗收、什麼時候可以請款、手上是否已有應收票據，以及中間需要準備多少週轉空間。

得標後已有票據，但履約採購款要先付，可評估夠票亮

企業接到標案後，如果客戶付款採支票、遠期票據等方式，手上雖已有確定的收款工具，但原料、外包、人事或履約支出卻要提前支付，就可能產生時間差。

這類情境可評估必可「夠票亮」，把票據週轉需求與實際履約資金一起規劃，而不是等到付款日前才臨時找資金。實際可承作額度與條件仍會依企業、票據與審核結果而定，不代表一定取得融資。

已經得標、手上有票，但下一批履約採購款要先付，可先了解夠票亮適不適合目前的資金安排：

公司採購作業辦法範例架構

以下為內規架構範例，不代表法定格式，公司仍應依規模、產業及實際權責調整。

第一章：總則

範例：本辦法旨在建立本公司採購申請、供應商選擇、核決、驗收及付款之管理程序，以確保採購需求合理、權責明確及文件可追溯。

第二章：請購

範例：各單位辦理採購前，應提出請購申請，載明採購用途、規格、數量、需求日期及預算；未經核准不得先行承諾採購。

第三章：詢價、比價與議價

範例：採購人員應依採購金額、性質及市場供應情況進行詢價與比較；無法取得多家報價者，應記錄原因並依授權層級核准。

第四章：供應商評選

範例：供應商評選得綜合考量價格、規格、品質、交期、服務、信用及履約能力，不得僅以單一價格因素作為所有採購案共同決定標準。

第五章：採購核決

範例：採購案件應依公司核決權限表辦理；不得以分批、拆單或其他方式規避應有之核准層級。

第六章：合約與訂單

範例：採購條件應載明品項、規格、價款、交期、付款條件、驗收方式及必要之違約責任。

第七章：驗收

範例：採購品項或服務完成後，應由需求或具專業能力之單位依約驗收，未完成驗收者原則上不得辦理最終付款。

第八章：付款

範例：財務單位應核對採購核准、契約或訂單、驗收紀錄及付款憑證，確認符合付款條件後始得付款。

第九章：利益衝突與例外

範例：涉及供應商之利害關係者應主動揭露並迴避；緊急採購、單一來源或其他例外採購，應記錄理由並依規定補辦核准程序。

第十章：文件保存與稽核

範例：採購相關文件應依公司文件管理及相關法令保存，並得由管理或稽核單位定期抽查制度執行情形。

公司採購制度常見5個問題

問題一：規定很多，但沒有人真的照流程走

如果所有採購無論金額都要求相同文件，員工容易改成事後補簽。制度應依風險分級，而不是把所有採購做成同樣複雜。

問題二：核准權限只看金額

低金額但涉及資訊安全、長期綁約或重要營運的採購，風險可能比一般高額採購更大，因此應加入採購性質判斷。

問題三：只要求三家比價

三家報價不是目的。如果三份報價規格不同，就沒有真正可比性，還是要先把需求及比較基準定清楚。

問題四：採購自己驗收

採購負責找廠商，使用單位負責確認成果，財務負責付款，才比較能建立有效分工。

問題五：得標後才開始算履約資金

政府標案若需要先備料、施工或委外，企業應在投標前後同步評估付款節點、驗收時間與週轉需求，不宜等資金缺口出現才處理。

圖▲ 得標企業同步確認履約採購與交付進度（圖／ChatGPT）

結論：把採購權責訂清楚

公司採購作業辦法的核心不是增加表單，而是把需求、選商、核准、驗收及付款分工清楚。民營企業應建立符合自身規模的內控流程；政府機關則須另依政府採購法判斷採購工作及審查小組的成立與作業要求。

接政府標案的企業，也應同步規劃履約採購與現金流，若得標後已有票據、但原料或履約費用必須先支付，可先評估夠票亮是否符合目前週轉安排。

常見問題（FAQ）

Q1：公司採購作業辦法一定要有三家比價嗎？

A：一般民營企業並沒有一律要求所有採購都必須取得三家報價的通則，公司可依金額、風險與採購性質自行設計。但若內規已明定需多家比價，就應依公司制度執行；單一來源等例外情況最好留下理由及核准紀錄。

Q2：一般公司一定要成立採購工作小組嗎？

A：不一定。一般民營公司的採購小組屬內部管理設計，不是因為政府採購法就一律必須成立。政府採購法第11條之1的採購工作及審查小組，是針對政府機關特定採購案件的制度。

Q3：採購工作及審查小組成立時機是什麼？

A：政府機關辦理巨額工程採購，應依政府採購法第11條之1及相關辦法處理；其他工程、財物或勞務採購，若依案件特性及實際需要認有必要，也可準用相關機制。

Q4：機關採購工作及審查小組的工作人員一定要三人以上嗎？

A：原則上應指派三人以上，其中一人應具採購專業人員資格；但機關採購工作及審查小組設置及作業辦法第4條明定，任務事項單純者，工作人員得少於三人。這項彈性是這套辦法本身內建的規定，判斷時應先確認適用的是哪一套採購制度，而非直接套用其他制度的例外規定。

Q5：採購工作及審查小組主計一定要參加嗎？

A：現行辦法在2025年修正後，要求審查小組開會時應通知機關主（會）計及政風單位列席，依其權責協助審查；但列席並不等於由主計單位取代需求、技術或採購專業人員決定案件內容。

Q6：採購工作及審查小組會議紀錄誰負責？

A：採購工作小組負責擬具會議資料、簽核、通知開會及製作紀錄等行政作業；依辦法規定，審查小組紀錄並應由出席委員及列席人員簽名。

Q7：機關採購審查小組設置及作業要點還有效嗎？

A：工程會官方資料已註記「機關採購審查小組設置及作業要點」於2020年9月21日停止適用。2026年辦理案件時，應確認政府採購法及現行機關採購工作及審查小組設置及作業辦法，不宜只引用舊要點。

Q8：公司採購可以只選最便宜的廠商嗎？

A：可以把價格列為重要因素，但不建議所有採購都只比較價格。設備、資訊、工程及專業服務還應考慮品質、規格、履約能力、交期、保固、維護及後續成本，否則表面價格低，實際總成本可能更高。

Q9：採購驗收可以由採購人員自己完成嗎？

A：一般公司可自行設計制度，但為了建立職務分工，較佳作法是由需求單位、使用單位或具專業能力的人員確認品質與規格，採購負責商務流程，財務再依驗收結果與相關文件辦理付款。

Q10：公司接到政府標案後，採購資金不足怎麼安排？

A：應先把履約採購、付款條件、驗收請款及收款日期排成現金流時程。若已取得客戶票據，但原料、外包或履約費用需提前支付，可評估Bznk必可夠票亮等融資週轉方案。

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