企業採購流程圖怎麼做？公司採購流程 SOP、採購循環流程圖與內控制度完整教學

公司採購流程 SOP 是什麼？

公司採購流程 SOP（Standard Operating Procedure，標準作業程序）是企業針對採購活動建立的一套固定流程與管理制度，目的是確保每一次採購都遵循相同標準，避免因人而異造成管理落差。

一套完整的公司採購流程 SOP 通常包含以下內容：

• 採購需求提出
• 採購申請與主管核准
• 供應商詢價與比價
• 採購決策與議價
• 採購訂單（PO）開立
• 供應商交貨
• 驗收與品質確認
• 入庫管理
• 發票與請款資料確認
• 應付帳款建立
• 付款與沖帳
• 採購績效追蹤與供應商評估

不同產業雖然細節有所不同，但核心精神都是透過制度化流程，使採購決策更透明、可追蹤且容易稽核。

為什麼企業需要建立企業採購流程圖？

企業採購流程圖不只是畫出流程，更是企業建立內部控制的重要基礎。

當企業成長後，採購可能涉及採購人員、倉儲、財務、會計、使用部門及管理階層，如果沒有一致流程，各部門容易出現資訊落差，甚至造成重複下單、付款錯誤、供應商爭議等問題。

建立完整採購循環流程圖，可帶來以下效益：

提升採購效率

標準化流程能縮短各部門溝通時間，減少反覆確認，提高採購速度。

降低採購成本

透過固定詢價、比價及供應商評估制度，有助於取得更合理價格。

強化內部控制

權責分離可降低舞弊、利益衝突及未授權採購的風險。

提高查核效率

無論是內部稽核、會計師查核或 ISO 品質管理，都能快速追蹤採購紀錄。

改善供應商管理

透過持續評估供應商交期、品質及服務表現，建立穩定合作關係。

完整採購循環流程圖（文字版）

一套完整的採購循環流程圖通常如下：

需求單位提出採購需求
     ↓
主管審核採購需求
     ↓
採購部門詢價、比價
     ↓
供應商評估與選定
     ↓
議價與確認交易條件
     ↓
開立採購訂單（PO）
     ↓
供應商交貨
     ↓
驗收與品質檢查
     ↓
商品入庫
     ↓
供應商開立發票
     ↓
建立應付帳款
     ↓
付款審核
     ↓
付款完成
     ↓
採購資料歸檔與供應商績效評估

上述流程也是多數企業建立採購循環範本時最常採用的架構，可依企業規模增加授權層級、跨部門簽核或電子化管理流程。

採購循環範本

企業可依據自身規模建立簡易版或完整版本的採購循環範本。

小型企業採購循環範本

適合員工人數較少或採購金額不高的公司。

1. 提出需求
2. 主管核准
3. 採購詢價
4. 下單採購
5. 驗收入庫
6. 財務付款
7. 文件歸檔

流程簡單，但仍建議保留基本簽核紀錄，避免日後爭議。

中大型企業採購循環範本

適合具多部門或多據點管理需求的企業。

1. 採購需求申請
2. 預算確認
3. 採購審核
4. 三家以上詢價或比價
5. 供應商資格審查
6. 合約簽訂
7. 採購訂單建立
8. 到貨驗收
9. 品質檢驗
10. 入庫
11. 發票核對
12. 建立應付帳款
13. 財務付款
14. 採購績效分析

企業可依 ERP 或採購系統設計電子流程，提高管理效率。

採購循環流程圖各步驟說明

1. 提出採購需求

各部門依營運需求提出採購申請，包括設備、原物料、辦公用品或服務採購。

2. 採購申請審核

主管確認需求是否合理、是否符合年度預算，避免非必要支出。

3. 詢價與比價

採購人員向多家供應商詢價，比較價格、交期、付款條件及售後服務。

4. 供應商評估

除了價格外，也應評估供應商過往履約紀錄、品質穩定度及交貨能力。

5. 採購訂單建立

確認交易條件後，正式開立採購訂單，載明商品規格、數量、價格及交期。

6. 驗收入庫

商品到貨後，由使用部門或倉儲單位確認數量及品質，符合要求後完成入庫。

7. 建立應付帳款

會計依採購訂單、驗收單及發票三方核對後，建立應付帳款資料。

8. 付款完成

依付款條件辦理付款，並完成帳務沖銷與文件歸檔。

適當的權責分工，是採購及付款循環內控的重要核心，能降低付款錯誤及舞弊風險。

企業採購流程與機關採購流程差異

企業採購追求效率、成本及供應商合作，而機關採購流程則需依法辦理，重視公開、公平及透明原則，因此兩者在流程設計上有明顯差異。

表▲ 企業採購流程與機關採購流程比較

建立完善採購制度，也要同步規劃企業現金流

企業完成採購流程管理後，真正影響營運效率的另一項關鍵，就是付款安排與現金流管理。實務上，即使企業已完成採購、驗收入庫，也可能因供應商帳期、應付帳款週期或客戶應收款尚未回收，而產生短期資金調度需求。

若企業希望在維持供應商合作關係的同時，保留更大的資金運用彈性，可依自身營運狀況評估適合的資金安排。

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圖▲ 企業應了解採購循環流程（圖／ChatGPT）

採購及付款循環內控如何建立？

採購及付款循環內控是企業內部控制制度的重要環節，其目的在於確保採購交易真實、付款正確、資產安全，並降低舞弊與錯誤風險。良好的內控制度不只是保護公司資產，也能提升管理透明度，讓財務報表更具可信度。

一般而言，企業建立採購及付款循環內控時，可從以下幾個方向著手。

權責分離

採購申請、採購核准、詢價比價、驗收入庫及付款作業，應由不同人員負責，避免同一人同時掌握採購與付款權限。

例如：

• 使用部門提出需求
• 採購部門負責詢價與議價
• 倉儲負責驗收
• 財務負責付款
• 會計負責帳務處理

透過權責分工，可有效降低人為舞弊風險。

建立三方核對制度（Three-way Matching）

企業付款前，建議核對以下三項文件：

• 採購訂單（Purchase Order）
• 驗收單（Receiving Report）
• 發票（Invoice）

只有三項資料一致，才能進入付款程序。

這也是許多企業及會計師進行採購循環查核重點時最重視的一項控制措施。

建立付款授權制度

不同金額應由不同管理層級核准，例如：

• 5 萬元以下：部門主管
• 5～50 萬元：處級主管
• 50 萬元以上：總經理或董事長

避免未經授權付款。

電子化流程管理

導入 ERP、採購系統或電子簽核平台，可完整保留每筆採購紀錄，提高追蹤效率，也有助於日後查核。

採購循環查核重點有哪些？

無論是企業自行進行內部稽核，或接受會計師查核，採購循環通常都會檢查以下重點。

是否存在未經核准採購

查核採購申請是否皆經主管核准，避免私人採購或超出預算支出。

是否完成詢價與比價

企業是否依制度完成詢價程序，並保留相關紀錄。

若沒有詢價紀錄，容易造成價格偏高或利益衝突。

採購資料是否一致

查核採購訂單、驗收單及發票是否一致。

包括：

• 商品名稱
• 數量
• 單價
• 規格
• 交貨日期

避免付款金額錯誤。

驗收程序是否完整

確認商品是否確實完成驗收，而非尚未收到貨物就付款。

是否依付款條件付款

付款日期是否符合契約約定，避免提前付款或逾期付款。

應付帳款是否正確入帳

查核是否漏列應付帳款、重複付款或錯誤沖帳。

採購文件是否完整保存

包含：

• 採購申請單
• 比價單
• 合約
• 採購訂單
• 驗收紀錄
• 發票
• 匯款證明

完整文件可降低查核風險，也方便日後追蹤。

採購循環常見缺失

企業在建立採購制度時，常因流程不完整而產生管理漏洞。以下是實務上最常見的採購循環常見缺失。

缺乏標準採購流程

不同部門採用不同採購方式，容易造成管理混亂。

未落實詢價制度

長期向固定供應商採購，未定期比價，可能增加採購成本。

驗收流於形式

僅確認數量，未檢查品質，導致瑕疵商品直接入庫。

採購與付款由同一人負責

容易形成舞弊風險，也是內部控制最常見的缺失之一。

文件保存不完整

部分企業未妥善保存詢價資料、驗收紀錄或付款憑證，增加查核困難。

未定期評估供應商

長期合作不代表供應商表現一定穩定，仍應定期檢視交期、品質及服務表現。

企業導入採購流程圖的執行步驟

企業建立採購制度時，不建議一次大幅修改所有流程，而是循序漸進導入。

第一步：盤點現有採購流程

先了解目前採購作業方式，包括：

• 誰提出需求
• 誰決定供應商
• 誰負責付款
• 是否已有內控制度

找出流程瓶頸後再進行改善。

第二步：繪製採購流程圖

依照企業實際作業方式，建立符合自身需求的採購流程圖，而非直接套用其他公司範本。

第三步：建立公司採購流程 SOP

將流程轉換為書面制度，包括：

• 作業步驟
• 表單格式
• 核准權限
• 文件保存方式
• 異常處理流程

第四步：導入電子化系統

若企業規模逐漸成長，可搭配 ERP、電子簽核或採購管理系統，提高管理效率。

第五步：定期檢討與更新

供應商、市場環境及企業需求都可能改變，建議每年至少檢視一次採購制度。

不同規模企業如何設計公司採購流程 SOP？

不同企業規模，適合的採購制度也有所不同。

表▲ 不同企業規模採購流程設計比較

圖▲ 企業建立採購制度與內控管理（圖／ChatGPT）

結論：打造高效率採購制度

企業建立完善的公司採購流程 SOP，不只是為了讓採購更有效率，更是提升企業治理、降低營運風險的重要基礎。

透過完整的採購循環流程圖、明確的權責分工、完善的採購及付款循環內控以及定期檢視採購循環查核重點，企業能有效降低採購循環常見缺失，同時兼顧成本控制、供應商管理及現金流規劃。

隨著企業規模成長，持續優化採購制度並搭配數位化管理工具，將有助於提升整體營運效率與競爭力。

常見問題（FAQ）

Q1：企業採購流程圖一定要很複雜嗎？

不一定。流程應依企業規模設計，小型企業可採簡化版本，大型企業則建議加入更多內控制度。

Q2：公司採購流程 SOP 與採購流程圖有什麼不同？

採購流程圖呈現整體流程，而 SOP 則詳細規範每個步驟的作業方式、權責與表單。

Q3：採購及付款循環內控最重要的是什麼？

核心在於權責分離、三方核對制度及付款授權機制，以降低錯誤與舞弊風險。

Q4：採購循環查核重點有哪些？

包含採購是否經核准、詢價比價程序是否完整、驗收是否落實、付款是否依制度執行及文件是否完整保存。

Q5：採購循環常見缺失有哪些？

常見問題包括未詢價比價、權責未分離、驗收不完整、重複付款及文件保存不足。

Q6：機關採購流程與企業採購流程最大的差異是什麼？

機關採購需依政府採購法辦理，重視公開透明；企業則可依內部制度及營運需求設計採購流程。

Q7：企業多久應檢討一次採購流程？

建議至少每年檢視一次，若企業快速成長或導入新系統，也應同步調整流程。

Q8：ERP 是否能改善採購流程管理？

可以。ERP 可整合採購、庫存、會計及付款流程，降低人工錯誤並提高管理效率。

Q9：小型企業需要建立完整採購制度嗎？

需要，但可依實際需求簡化流程，至少保留採購申請、核准、驗收及付款等基本控制。

Q10：建立採購流程圖後還需要內部稽核嗎？

需要。流程圖提供標準作業依據，而內部稽核則能持續檢視制度是否確實執行並持續改善。

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