電子函證總行制是什麼？金融區塊鏈函證、企業授權書與作業流程完整解析

什麼是函證？為什麼會計師查核需要寄詢證函？

「函證」是財務報表查核常見的外部查核程序。簡單來說，會計師不是只看企業自己提供的銀行存摺、對帳單或內部帳冊，而是向企業以外的第三方，例如往來銀行，直接取得與帳戶、借款或其他金融往來有關的資訊，以形成查核證據。

目前財團法人中華民國會計研究發展基金會所公布的審計準則505號「外部函證」，規範查核人員運用外部函證程序取得查核證據。

該準則指出，查核人員執行外部函證時，應控制詢證函，包括決定要函證的資訊、選擇適當受函證者、設計詢證函，以及寄發與必要的後續程序。

傳統紙本詢證函怎麼跑？

過去銀行函證主要以紙本進行。一般作業概念是由會計師準備金融機構往來詢證函，取得受查企業適當授權與用印後，再將函件寄送至適當的金融機構受函證窗口。

金融機構收到詢證函後，進行印鑑、資料與相關往來資訊的確認，再將回函交付或寄回會計師，使會計師取得外部查核證據。

因此，一封詢證函背後其實至少牽涉三個角色：

1. 受查企業：確認往來金融機構、提供資料並完成必要授權。
2. 會計師事務所：設計、發出並控制詢證函程序。
3. 金融機構：確認授權與相關資料後提供回覆。

傳統紙本函證有哪些痛點？

紙本函證最大的問題，不只是「寄信比較慢」，而是整個流程存在大量人工接點。

例如企業可能同時與多家金融機構往來，而同一家銀行又可能涉及不同分行；財會人員與會計師必須確認受函證窗口、完成用印與文件準備，銀行收到資料後還需要進行人工核對，後續再完成回函。

只要其中一個環節發生資料填寫不完整、印鑑不符、寄送窗口錯誤、授權文件不完整等問題，就可能需要重新確認或補件。

另一方面，紙本文件本身也有寄送、保管及回函真實性的控制需求。這也是電子函證發展的重要背景之一。

電子函證是什麼？金融區塊鏈函證服務如何運作？

台灣所稱的電子函證，實務上常會連結到財金資訊公司建置的「金融區塊鏈資訊查詢系統」及金融區塊鏈函證服務。

依銀行公開資料，金融區塊鏈函證服務是將原本紙本的銀行函證等作業數位化，由查核單位透過系統向參與金融機構發動函證，再取得電子回函。

系統搭配區塊鏈、數位憑證、數位簽章等機制，降低傳統紙本流程中的人工傳遞與文件遭竄改風險。

財金資訊公司的金融區塊鏈資訊查詢系統目前設有「函證查核單位入口網」與「函證授權企業入口網」，分別供查核單位及授權企業使用。

電子函證總行制與分行制有什麼不同？

企業第一次接觸金融區塊鏈函證服務時，最容易混淆的通常就是「總行制」與「分行制」。

這兩個名詞主要影響的是企業授權與金融機構回覆作業如何組織，而不是代表兩套完全不同的函證制度。

表▲ 電子函證總行制、分行制與傳統紙本函證比較

依銀行公開的金融區塊鏈函證說明，「總行制」的重要特徵是：即使受查企業在同一家銀行的多家分行皆有業務往來，在符合該金融機構總行制作業規則的情況下，企業授權書、線上企業授權及詢證函可集中辦理；分行制則仍須依各往來分行及金融機構規則處理。

圖▲ 電子函證總行制由銀行集中處理函證作業（圖／ChatGPT）

改成電子函證總行制後，企業的工作有什麼改變？

對受查企業來說，電子函證總行制並不代表「以後什麼都不用做」，真正改變的是企業參與函證的時間點與作業方式。

傳統流程中，企業可能在每次年度查核或函證作業時，配合會計師準備及用印相關文件。導入金融區塊鏈函證後，企業的重要任務之一變成事先完成「企業授權」。

以銀行公開說明為例，查核單位在透過金融區塊鏈函證服務發出詢證函之前，需要先取得受查企業授權；企業授權完成並經金融機構受理後，查核單位才能依系統程序發動後續函證。

因此可以把新的流程理解為：

企業確認委任會計師與往來金融機構 → 填寫企業授權書並依規定用印 → 由查核單位依金融機構規則辦理授權登記 → 金融機構完成授權受理 → 查核單位透過金融區塊鏈資訊查詢系統發動詢證函 → 金融機構透過系統處理及回覆 → 會計師取得電子回函並執行後續查核程序。

若回覆金融機構採總行制，同一家銀行有多個往來分行時，作業可依該銀行總行制規則集中；若採分行制，就仍須依分行制要求準備授權資訊。

會計師的函證流程有什麼改變？

對會計師事務所而言，最明顯的改變則是函證的發送與回覆逐步從郵寄轉入金融區塊鏈資訊查詢系統。

查核單位仍必須依審計準則要求控制外部函證程序。換句話說，電子化並沒有改變「函證是查核程序」的本質，也沒有把函證工作的責任轉給企業。

審計準則505號要求查核人員決定應確認的資訊、選擇適當的受函證者、設計詢證函，並寄發詢證函及必要的後續詢問；詢證函也應包含適當的回覆資訊，使回覆直接提供予查核人員。

電子化主要改變的是執行媒介。

原本需要管理大量紙本函件、寄送資訊與回函文件的程序，在符合金融區塊鏈函證服務適用範圍時，可改由資訊系統處理授權、發函與取得電子回覆，降低紙本文件傳遞產生的行政作業。

企業授權書是什麼？為什麼電子函證一定會遇到？

「企業授權書」是理解金融區塊鏈函證服務非常重要的一環。

原因很簡單，銀行掌握的是企業的金融往來資料，不可能因為某人宣稱自己是企業的會計師，就直接將相關資訊提供給對方。因此，在查核單位發動電子函證以前，需要完成企業授權程序。

實際辦理時，企業通常需要配合會計師確認：

企業基本資料是否正確、授權的查核單位是否正確、金融機構採總行制或分行制、應使用何種企業授權書，以及應使用哪一套原留印鑑。

不同銀行對授權文件送件方式、核印窗口、電子檔案或紙本附件的要求可能不同，因此不應將某一家銀行的流程直接套用到所有金融機構。

企業授權書怎麼辦理？先確認總行制還是分行制

企業實際收到會計師提供的企業授權書時，第一件事不是立刻蓋章，而是先確認回覆金融機構採用哪一種受理制度。

部分銀行的公開申辦說明就明確提醒，企業授權書必須依回覆機構採「總行制」或「分行制」填寫，並由受查企業完成用印。

一般可依下列順序檢查：

1. 確認受查企業名稱、統一編號等基本資料。
2. 確認受委任的會計師事務所及相關授權資訊。
3. 確認往來金融機構目前採總行制或分行制。
4. 依適用版本填寫企業授權書。
5. 依金融機構要求使用正確的原留印鑑。
6. 由會計師事務所或相關作業單位依指定流程送交金融機構辦理授權。
7. 確認金融機構已完成受理，再進行後續電子函證。

部分銀行公開流程另要求搭配受查企業清單、授權書登記資料或系統檔案等資料辦理，但這類細節並非所有銀行完全一致，應以實際回覆金融機構及查核單位提供的最新申辦說明為準。（臺灣企銀金融區塊鏈函證說明）

企業授權書最常卡在哪些地方？

常見問題1：用錯授權方式

企業看到自己在某家銀行有三個分行帳戶，就直覺準備三套文件，但若該金融機構目前採總行制，實際辦理邏輯可能不同；反過來，如果回覆機構採分行制，也不能直接按照總行制處理。

常見問題2：印鑑不符

公開的企業授權書範例會要求企業依規定使用金融機構可核驗的原留印鑑，因此企業內部若有多套銀行印鑑、不同分行曾留存不同印鑑，財會人員最好在用印前先確認。

常見問題3：公司資料已變更

例如公司名稱、統一編號或其他重要資料若與金融機構留存資訊不同，就可能影響授權核驗。企業不宜等到年度查核趕函證時才第一次核對。

常見問題4：把授權完成當成函證完成

企業授權只是讓後續電子函證得以進行的前置程序；授權經金融機構受理後，會計師仍須依查核程序透過系統發出詢證函，金融機構完成回覆後，才形成後續可供查核人員評估的外部函證證據。

因此，企業財會人員如果希望年度查核期間減少來回補件，最實際的準備方式，是在收到會計師函證清單後，就同步盤點「往來金融機構、往來分行、總行制或分行制、企業基本資料、原留印鑑與授權狀態」，而不是等詢證函要發出時才逐筆處理。

企業端如何配合電子函證總行制？先把內部責任分清楚

電子函證總行制要順利運作，企業端最重要的不是多設一套複雜流程，而是把「誰負責、何時做、文件放哪裡」先定義清楚。金融區塊鏈函證的授權並非會計師單方面完成。

企業可以指定財務或會計部門的一名主要窗口，統籌會計師、銀行及公司內部用印流程。如果企業規模較大，另可指定代理人，避免年底查核期間因主要承辦人休假、離職或跨部門等待，導致授權作業停滯。

授權書完成後，也不建議把它當成一次性的行政文件。企業應建立可追蹤的管理紀錄，例如授權哪一家會計師事務所、涉及哪些金融機構、何時完成用印、目前是否已由金融機構受理，以及公司基本資料後續是否曾異動。

公開的金融區塊鏈函證企業授權書亦載明，企業統一編號如有異動，應通知被授權金融機構更新；授權則是在金融機構實際受理並辦妥相關程序後生效。因此，「公司已經蓋章」與「授權已經生效」不能直接畫上等號。

授權書用印、保管與年度查核時程怎麼安排？

企業財務人員可以把函證準備納入年度關帳時程，而不是等會計師催件後才開始找資料。

在年度查核前，可先盤點銀行帳戶、借款及其他金融往來，確認公司名稱、統一編號、往來金融機構及相關基本資料是否與內部紀錄一致；收到會計師提供的授權需求後，再確認各回覆金融機構目前屬總行制或分行制，使用正確文件完成內部用印。

用印後的企業授權書應按照公司的印鑑管理及文件保存制度留存紀錄，並讓財務、會計與負責用印的人員知道文件用途，避免下一年度再次辦理時完全找不到歷史紀錄。

至於實際需要哪些附件、如何送件、由哪一個窗口核印，不能只依前一年度經驗處理。各金融機構的受理方式可能調整，企業應以財金資訊公司金融區塊鏈函證服務資訊、會計師提供的當年度作業要求及各金融機構最新公告為準。

改成總行制後，對中小企業年度查核有什麼實際影響？

對同時在一家金融機構多個分行往來的中小企業而言，總行制最大的實務價值，在於減少依分行拆分授權與函證的作業複雜度。

銀行公開說明顯示，總行制下，即使企業在同一家金融機構的多家分行有業務往來，企業授權書、線上企業授權及詢證函可依總行制作業集中處理；相較之下，分行制仍須按照相應分行規則辦理。

這項改變對帳戶及銀行往來較多的企業尤其有感。例如企業可能因收款、薪轉、授信或不同營運據點，而與同一家金融機構多個分行建立往來。

總行制降低的是「函證行政流程的分散程度」，並不是改變企業原本與各分行的帳戶或授信關係。

函證做得快，不代表資金就進得來

金融區塊鏈函證可以改善年度查核的行政效率，但企業完成函證，不代表銀行一定核准授信，也不代表企業的短期資金缺口自然消失。

中小企業常見的情況是：財務報表已經完成、會計師查核也按進度進行，但實際營運仍可能因應收帳款尚未收回、訂單增加需要提前備料，或客戶付款條件較長而出現週轉需求。

這時企業真正需要處理的是「資金取得時間」與「營運現金流時間」之間的落差。如果企業有實際融資需求，可進一步了解Bznk 必可企業融資方案，依企業自身營運、交易與資金需求評估適合的融資方式，而不是把電子函證本身視為取得資金的工具。

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函證資料與財報可信度，為什麼會影響融資評估？

函證與融資雖然是兩件不同的事，卻都與企業財務資訊品質有關。

依會計研究發展基金會審計準則505號「外部函證」，外部函證屬於查核人員取得查核證據的程序；會計研究發展基金會目前公布的審計準則目錄，也將505號列為「外部函證」。

因此，銀行函證的主要目的，是協助會計師取得外部查核證據，而不是直接替企業建立「授信分數」。

但當企業申請銀行授信或其他融資時，金融機構通常需要了解企業的財務與營運狀況。這時，如果企業帳務紀錄、銀行往來、財務報表與實際營運資料能維持一致且可合理說明，通常較有利於金融機構理解企業的財務狀況與資金需求。

企業平時就該做好哪些準備？

企業不必等到年度查核前才整理資料。平時至少應維護銀行帳戶與往來金融機構清單、定期核對帳務與銀行資料、建立借款及擔保相關紀錄，並保存企業授權書及歷次函證作業紀錄。

若公司名稱、統一編號、印鑑或其他重要資料發生異動，也應同步檢查銀行端資料是否需要更新。

另一個容易被忽略的環節，是財務部門與資訊部門的資料管理。金融區塊鏈函證將部分傳統紙本程序電子化後，企業更應確認財務主檔、公司基本資料與內部權限管理是否清楚，而不是只把電子化理解成「少寄幾封紙本信」。

圖▲ 企業建立電子函證與財務資料管理流程（圖／ChatGPT）

結論：總行制讓函證更集中

電子函證總行制讓企業、會計師與金融機構的函證流程朝集中化、數位化發展，但企業仍應做好授權、帳務與資料管理。

若查核之外還有營運週轉需求，可了解Bznk 必可企業融資方案，評估適合的資金安排。

參考資料

• 財團法人會計研究基金會

• 經濟部服務網站

常見問題（FAQ）

Q1：電子函證總行制是什麼？

A：電子函證總行制是金融區塊鏈函證的作業方式之一。依金融機構公開說明，採總行制時，即使企業在同一家金融機構多個分行有業務往來，也可依總行制作業規則集中辦理企業授權及詢證函；實際適用方式仍以各金融機構最新公告為準。

Q2：總行制之後還需要企業授權書嗎？

A：需要。電子函證並沒有取消企業授權程序。查核單位在透過金融區塊鏈函證服務發動詢證函前，仍須取得受查企業授權。

Q3：同一家銀行有很多分行帳戶，需要每間分行各做一份嗎？

A：若回覆金融機構採總行制，依該金融機構總行制作業規則，可能不需要依每個分行分別準備；若採分行制，則須依分行制作業。企業應先確認該金融機構目前的受理制度，不宜自行判斷。

Q4：企業授權書蓋章後就代表授權完成嗎？

A：不一定。公開的企業授權書載明，企業授權是在被授權金融機構實際受理並辦妥相關程序後生效，因此企業完成內部用印只是其中一個環節。

Q5：企業授權書應該蓋什麼印鑑？

A：應依回覆金融機構的最新規定辦理。公開企業授權書可見使用金融機構可核驗原留印鑑的要求，但不同金融機構及業務情境可能有差異，因此不要直接套用其他銀行的作法。

Q6：電子函證就是把詢證函改成 PDF 寄給銀行嗎？

A：不是。金融區塊鏈函證是透過金融區塊鏈資訊查詢系統進行授權、發動詢證函與取得電子回覆，並結合數位憑證、數位簽章等機制，不只是把紙本文件掃描後寄送。

Q7：電子函證總行制會讓企業比較容易取得銀行貸款嗎？

A：不能直接這樣解讀。函證主要是會計師取得外部查核證據的程序；銀行授信則另有其信用與融資評估程序。財務資料完整、一致且可驗證有助於金融機構了解企業，但不代表採用電子函證即可取得授信。

Q8：中小企業沒有很多銀行帳戶，也需要了解總行制嗎？

A：如果企業接受財務報表查核，且會計師使用金融區塊鏈函證服務，仍可能接觸企業授權及總行制、分行制等作業。帳戶數量較少，只代表需要整理的金融往來可能較單純，並不代表相關程序一定不適用。

Q9：企業每年查核前最應該先準備什麼？

A：建議先盤點銀行帳戶、往來金融機構、借款及其他重要金融往來，確認企業基本資料與銀行留存資料是否一致，同時安排財務、會計師及公司內部用印時程。實際函證文件及程序則以會計師、財金資訊公司與各金融機構最新規定為準。

Q10：函證完成後企業還有資金缺口怎麼辦？

A：函證處理的是財務查核證據，並不直接解決企業現金流。如果企業因應收帳款尚未收回、付款時程與收款時程不一致等原因產生週轉需求，可另外評估銀行授信、中小企業融資平台或 Bznk 必可企業融資方案等資金來源，並比較成本、條件與自身償還能力後再決定。

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